Анна Саватеева
Консультация для начинающих педагогов «Основы документационного обеспечения деятельности педагога»
Консультация для начинающих педагогов «Основы документационного обеспечения деятельности педагога»
Актуальность темы заключается в том, что в наше современное время без документов совсем не обойтись и в каждой организации, каждое мероприятие, рабочий процесс оформляется документационно. Электронный носитель важных документов является лишь вспомогательной частью, основной же всегда останется бумажный. Отсюда возникает вопрос: где можно безопасно сохранить необходимые документы, ведь многие хранятся до 10-50 лет. Бывает, так что приходит запрос от физического лица или специальных организаций (к примеру, осуществляющих контроль) предоставить тот или иной документ спустя годы. Для этого необходимо понимать, где хранятся подобные документы и в каких условиях их необходимо хранить, чтобы предоставить в первозданном виде.
Публикация «Консультация для начинающих педагогов „Основы документационного обеспечения деятельности педагога“» размещена в разделах
- Консультации для воспитателей, педагогов
- Консультации для родителей
- Методические материалы для педагогов и воспитателей
- Темочки
Немаловажно и объединять некоторые документы по отдельным вопросам или физическим лицам в «дело», чтобы впоследствии в том же архиве можно было быстро найти необходимый бумажный носитель без излишней траты времени.
Понятие архива. Организация хранения документов в архиве
Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов в целях использования ретроспективной документной информации.
Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов – архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям.
Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.
Документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил. Документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками, относятся к архивному фонду фондообразователя, который является их создателем. Документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду фондообразователя, в котором они созданы. В случае реорганизации или ликвидации организации законченные делопроизводством дела включаются в ее архивный фонд, незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последними.
В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) организации, включаются архивные документы : представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации; коллегиальных органов организации; образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации – должнику; созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 82-ФЗ «Об общественных объединениях»; назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора).
При наличии на хранении в архиве архивного фонда организации новый архивный фонд создается в случаях: изменения профиля ее деятельности; изменения формы собственности ее имущества.
Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности ее имущества, и архивных документов вновь созданной организации-правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации-правопреемника в государственную или муниципальную собственность.
Требования к зданию и помещениям архива
Архив размещается в здании (ях) и (или) отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения, должны соответствовать требованиям, установленным главой V Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям.
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся: архивохранилища; рабочие помещения работников архива; помещения для приема и временного хранения, для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации); помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов; помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов; помещения для копирования и фотореставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов; помещения для хранения учетных документов; читальный зал с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем (просмотровый зал, комнаты прослушивания фонодокументов) (далее – читальный зал); помещения каталогов или при отсутствии специально выделенного помещения – рабочая комната архива; научно-справочная библиотека; методический кабинет; помещения для экспонирования архивных документов (выставочный зал).
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании должны быть изолированы от остальных его помещений.
Не допускается размещение архива: в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества; в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением; в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений, обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.
Архивохранилище должно: быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями; быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов; быть гидроизолировано; иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка; иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества; иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам; не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.
Оборудование для хранения архивных документов
Архив оснащается металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.
Стальные стеллажи могут быть использованы для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления.
Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом.
В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон – с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования.
Понятие «Дело». Формирование дел: нормативная база, принципы группировки документов, сроки хранения дел.
Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности; формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются: "Основные правила работы ведомственных архивов", "Государственная система документационного обеспечения управления", "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах государственной власти".
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.
Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения).
В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом.
Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию:1).наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено) указывается непосредственная подчиненность; 2). наименование структурного подразделения; 3). индекс дела по номенклатуре (Например Дело № 06-03, где 06 - это индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела в номенклатуре); 4).заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений); 5).срок хранения.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: 6). помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел; 7). запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов; 8). документы постоянного и временного хранения группировать отдельно; 9).включать в дело по одному экземпляру каждого документа; 10). каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"4 11).группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют - судебные дела, личные дела, переходящие дела; 12).группировать в дело документы в зависимости от специфики деятельности того или иного учреждения ( Например: документы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др.); 13). дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением " т. 1, т. 2 " и т. д.
Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.
В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело.
Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом которых, свыше 250 листов составляют отдельный том.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом.
Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию.
Организация оперативного хранения дел
С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство.
Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света.
В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.
После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта- заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца.
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.
Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем организации (учреждения). Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т. д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.
Анна Саватеева | Все публикации
