Светлана Ефимова
Как беречь рабочее время
Очень часто, мы жалуемся на то, что нам не хватает времени на выполнение запланированной работы. Для того чтобы эффективно использовать рабочее время нужно научиться планировать свою работу.
При планировании дня следует учитывать правило 60 на 40: планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени; около 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для незапланированных дел.
Публикация «Как беречь рабочее время» размещена в разделах
План работы представляет собой список дел, которые необходимо выполнить в течение дня, недели, месяца или года. При этом нужно учитывать сколько времени будет потрачено на то или иное дело.
При планировании рабочего нужно соблюдать следующие правила:
• нужно точно определить свою цель. Множество людей попусту тратят свое время и энергию на какое-нибудь дело, в общем, из-за того, что отчетливо не представляют себе, что, собственно, они собираются сделать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются ещё на старте, теряют дорогу;
• необходимо составить план операции. План заставляет добиваться тех или иных событий, а не ожидать, пока они произойдут. В конце рабочего дня нужно составлять список дел на следующий день. Список не только гарантирует избавление от забывчивости, но и освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами. ;
• надо сосредоточиться на главном. Составляется список самых срочных дел в порядке важности. Назавтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите; затем так же поступайте с делом № 2, затем — с делом № 3 и т. д. Если что-то не успели сделать сегодня, перенесите это дело на другие дни;
• нужно придумывать себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Отсюда следует, что нужно как-то превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность повысится почти автоматически;
• необходимо установить твёрдые сроки для выполнения того или иного дела. Но сроки должны быть реальными и вы обязаны твёрдо из соблюдать;
•нужно научиться говорить «нет», соизмерять свои дела и цели. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлечёнными в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле;
• нужно избегать лишних телефонных разговоров. На работе нужно вести разговор только на деловом уровне;
• необходимо сформировать привычку пользоваться записной книжкой (или дневником). Записывать все предстоящие дела, возникшие идеи, номера телефонов — и не придется мучаться, вспоминая какие-то данные. Нужно беречь время, затрачиваемое на справки, а для этого необходимо держать в порядке списки требующихся адресов и телефонов. Одним словом, не загружать память там, где это не нужно;
• нужно ликвидировать досадные помехи. Добрые друзья, товарищи по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить ваши намерения выполнить работу в срок. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график, тактично дав понять, что вы заняты важным делом;
• необходимо научиться слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если будете стремиться получить исчерпывающие сведения и указания. Если что-нибудь остаётся неясным, сразу же попросите уточнить;
• необходимо не упускать из виду мелочей. Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время задержек, если будете по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов;
• надо приступать к делу сразу же. Прежде чем приступить к работе, многие люди приводят в порядок свои столы, точат все карандаши, имеющиеся под рукой, выпивают чашечку кофе и т. д., а потом жалуются на нехватку времени. Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же;
• необходимо использовать время полностью. Это значит, что во время поездок, ожидания, завтрака можно планировать свой рабочий день, обдумывать предстоящие задачи, просматривать записки;
• нужно следить за тем, на что тратите свободное время. Мы могли бы сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивее при выборе телепередач, книг, журналов;
• нужно ежедневно контролировать выполнение намеченных дел. Сначала подвести итоги того, что сделано за день, а уже потом составить список дел на очередной день.
Если будешь придерживаться этих правил, то можешь быть уверенным, рабочее время будет использоваться эффективно.
