Татьяна Пьянкова
Семинар-практикум «Тайм-менеджмент современного педагога»
Цель: формирование у педагогов навыков тайм-менеджмента, позволяющих добиваться больших результатов и достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии.
Задачи:
1. Формировать позитивную мотивацию на изучение данной темы.
2. Создать у участников представления о ситуациях, в которых происходит потеря времени, и о способах организации времени в таких ситуациях.
3. Раскрыть разнообразие возможностей рационального использования и экономии собственного времени.
Публикация «Семинар-практикум „Тайм-менеджмент современного педагога“» размещена в разделах
- Методические материалы для педагогов и воспитателей
- Работа. Педсоветы, семинары, тренинги для педагогов
- Семинар, практикум
- Темочки
4. Ознакомить с методикой сокращения непроизводительных расходов временного ресурса
ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ МОМЕНТ
Участники сидят полукругом, лицом к экрану для презентации. Приветственное слово ведущего.
• Упражнение «Реинкарнация»
Цель: создание благоприятного настроя для работы в группе.
Инструкция: Все знают, что такое реинкарнация? («перевоплощение, перерождение души»). Пофантазируем! На слайде вы видите список, задающий тему. Я прошу каждого сказать, кем бы вы были или возможно будете из списка в случае реинкарнации и почему («почему» может быть несколько). Один человек импровизирует на одну выбранную им тему. Просьба быть активным, внимательным к другим и работать в быстром темпе.
Предлагаемый список:
Фрукт
Историческая фигура
Предметы быта
Персонаж мультфильма
Животное
Город
Пример: Я была бы кошкой, потому что мне нравится быть свободной.
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
• Погружение в тему
Внимание на экран. Кадр, из какого фильма вы видите? (на экране слайд из фильма «Сказка о потерянном времени»). Думаю, многие из вас помнят «Сказку о потерянном времени» Евгения Шварца, в которой третьеклассник Петя Зубов всё время «опаздывал да отставал, отставал да опаздывал и не тужил…», а в один прекрасный день вдруг превратился в дряхлого старичка, потому что… цитирую «человек, который понапрасну теряет время, сам не замечает, как стареет».
Упражнение «Ассоциации»
Цели: получение обратной связи, введение в тему, развитие навыка размышлять, создание основы для работы по теме семинара.
Инструкция: Я предлагаю назвать ассоциации, которые у вас возникают со словом «время». ( Примеры: бесконечность, момент, цикличность, часы, жизнь, процесс, скорость, друг и враг, капитал, ресурс, учитель)
Предлагаю оценить, каких ассоциаций больше — положительных или отрицательных. (ведущий напротив слов ставит знак «плюс» или «минус»)
Комментарии: Действительно, у каждого человека возникает своя ассоциация со словом «время». И не всегда возможно точно определить, где поставить плюс, а где - минус. Да и нужно ли! Главное то, что время – это бесценный капитал, который дается каждому человеку при рождении.
В литературе и сети Интернет можно найти тысячи мудрых высказываний великих людей на тему «время». Я остановилась на словах Алана Лайкена, ведущего мирового специалиста по тайм - менеджменту : «Время - это жизнь. Растратить свое время — значит растратить свою жизнь. Взять свое время под контроль — значит овладеть своей жизнью и использовать ее наилучшим образом». И я предлагаю взять эти слова эпиграфом к нашей встрече «Тайм-менеджмент современного педагога». Сейчас в течение 30 секунд подумайте над фразой «Мои ожидания от семинара». Мы вернемся к ней в конце встречи.
• Целеполагание, актуальность темы
«Не хватает времени!», «Я ничего не успеваю!», «Так много всего нужно сделать!» «Я устаю!» Больше 80 % педагогов, по данным социологического опроса, готовы подписаться под этими высказываниями.
Современная система образования все в большей степени приближается к сфере экономики: мы предоставляем образовательные услуги, говорим о качестве образования (выстраиваем систему менеджмента качества, внедряем нормативно - подушевое финансирование.
Реализация ФГОС ДО и профессионального стандарта «Педагог» предполагает, что и сами педагоги должны владеть как минимум теми же компетенциями, как в экономической сфере, отражающие требования современности : работоспособность, умение быстро адаптироваться к любым изменениям, работать в команде, презентовать себя и свой продукт и другие. Среди ключевых проблем в организации профессиональной деятельности современного педагога наиболее острой является умение эффективного распределения времени. Владение основами тайм-менеджмента позволит грамотно распорядиться личным и рабочим временем для достижения поставленных задач, правильно расставить приоритеты, вовремя контролировать (а если необходимо–корректировать) результаты проделанной работы, сохранить высокую работоспособность и уберечь себя от стресса, вызываемого непоследовательными действиями. Таким образом, умение эффективно распределять время важная компетенция современного педагога.
• Теория вопроса. Мини-лекция «Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения»
Что же такое тайм-менеджмент и какова история его возникновения? Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью. Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так : «Тайм-менеджмент - это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени». Ещё один вариант определения «Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования». Девиз профессионального тайм-менеджера : Работай меньше, успевай больше!
Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое. Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, и на плохое и бесполезное. Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности. В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».
Различают два вида тайм-менеджмента – простой и системный. В основе системного лежат глобальные цели, что позволяет говорить о тайм-менеджменте как о жизненной философии. Простой тайм-менеджмент представляет собой набор методик, которые помогают постепенно продвигаться к достижению этих глобальных целей.
Тайм-менеджмент основан на четырех основных принципах:
1. умение работать с целями;
2. распределение приоритетов;
3. знание инструментов планирования;
4. наработка привычек.
Привычки являются показателем того, что искусство тайм-менеджмента освоено. Они будет проявляться в развитом чувстве времени, которое поможет выполнять все дела в срок и повысить личную эффективность. Этот путь непростой, требует самодисциплины, но результат того стоит. Итак, сегодня рассмотрим самое главное в тайм-менеджменте :
С чего начать?
Почему так трудно начать?
Что сделать, чтобы не остановиться на полпути?
• Практическая работа
Упражнение «Секундомер»
Цель: определение индивидуальных особенностей восприятия времени.
Инструкция: Упражнение «Секундомер» поможет вам определить способность чувствовать время. По моему сигналу все должны закрыть глаза и попробовать ощутить когда, пройдет 1 минута, то есть 60 секунд. Считать про себя секунды нельзя. Когда вы почувствуете, что минута истекла нужно открыть глаза и сразу посмотреть на экран. На экране – секундомер. Необходимо запомнить время на секундомере. Нельзя разговаривать пока все участники не откроют глаза.
Комментарии:
- если вы открыли глаза раньше, чем через 55 секунд, это означает, что вы слишком спешите, есть опасность быстрого истощения. Время движется на самом деле медленнее, чем вам кажется. Есть среди нас такие?
- если более 66 секунд – вы предпочитаете не торопиться, но иногда все-таки следует ускорять восприятие времени, иначе вы можете не успеть, что-либо сделать. Есть такие, кто ускорят время?
-если вы открыли глаза в период между 56 и 65 секундами, ваш секундомер очень точный, ощущение времени совпадает с действительностью. Есть среди нас такие?
Чувство или восприятие времени можно тренировать. Для этого систематически проделывайте простое упражнение «Чувство времени». Сядьте в тишине, посмотрите на часы и запомните время. Закройте глаза и дайте себе задание открыть их через 1 минуту. Не нужно считать в уме секунды или ставить таймер, слушать секундную стрелку у часов. Просто доверьтесь своему внутреннему чувству времени и откройте глаза, когда вам покажется, что минута закончилась. Повторяйте упражнение до тех пор, пока не будете чувствовать 1 минуту. Со временем можно увеличить интервал до 5 минут. Научившись чувствовать время, вы сможете контролировать любой процесс. Почувствуете, когда пройдет полчаса сидения за компьютером, почувствуете, когда проведете за шопингом больше времени, чем нужно. Будете знать, когда от сплетен и пустых разговоров перейти к работе.
Описание этого упражнения и другие материалы по теме семинара будут находиться в папке, которую я вам предложу в конце нашей встречи.
Следующий шаг: необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время. Для этого есть много экспресс-диагностик, опросников, анкет, в том числе и в онлайн-формате. Я предлагаю вам пройти опросник «Факторы неэффективного обращения с временным ресурсом» ( По материалам из книги: Д. Моргенстерн «Тайм — менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью»).
Известно, что умение эффективно организовывать свое время зависит от индивидуальных особенностей человека, к которым относится темперамент и хронотип. Кто знает свой хронотип?
Хронотип - специфическая организация работы организма в течение суток. По характеру суточных биоритмов физической активности можно разделить людей на три хронотипа: утренний («жаворонки», вечерний («совы», и дневной («голуби»).
Кто из вас учитывает особенности своего хронотипа для выстраивания режима дня? Точно определить свой хронотип вы сможете самостоятельно с помощью методических материалов по итогам семинара.
Динамическая пауза. Игра «Поменяйтесь местами те, кто…»
Цели: получение дополнительной информации об участниках, снижение эмоционального напряжения, предупреждение утомляемости.
Инструкция. Игра знакома многим. Я говорю фразу «Поменяйтесь местами те, кто…», а вы меняетесь местами в зависимости от указанного условия, не договариваясь между собой.
Примеры фраз:
• …кто никогда не опаздывает на работу;
• …кто всегда успевает в рабочее время выполнить всё необходимое;
• …кто планирует свой рабочий день заранее;
• …кто не успевает отдохнуть в выходные;
• …кто часто замечает нехватку свободного времени.
Последняя фраза только подтверждает, что большинству из нас не хватает свободного времени. Мотивацию подкрепили!
Деление на группы
Вторая часть нашего семинара пройдет за столами. Нужны 4 группы: «секунда», «минута», «час», «сутки» (ведущий показывает на участника по кругу как по считалке). Участники делятся случайным образом на 4 группы по 7- 8 человек в каждой. Предлагаю пройти за столы согласно карточкам – указателям на слайде и столах:
Секунда – песочные часы
Минута-будильник
Час - часы с боем
Сутки - электронные часы
Каждый из нас, до определенного возраста, думает, что времени у нас очень много! Вас посещали такие мысли? Мы думаем, что дела, откладываемые на потом, сделаются со временем. Так проходят дни, недели, месяцы, а мы все откладываем и откладываем в долгий ящик. Как же мотивировать себя на то, что нужно делать здесь и сейчас, а не там и потом? Нужно критично рассмотреть само наше восприятие времени. Есть много упражнений и техник. Одна из них «Пирог времени».
Упражнение «Пирог времени»
1 шаг - Вы видите круг, разделенный на 80 частей. Одна часть будет считаться за один год. В дальнейшем, когда вас будет одолевать лень, этот цветной круг будет давать вам силы и мотивировать на работу! Поэтому в конце семинара положите его в папку, а лучше повесьте на видное место.
2 шаг - поставьте точку в любом месте (куске пирога) и от него отсчитать количество Ваших лет. Это время, которое уже прожито.
3 шаг - Затем необходимо отметить, сколько занимает в нашей жизни сон. Если сон занимает треть нашего дня, то смело можно выделить треть будущей жизни на сон.
4 шаг - а теперь необходимо посмотреть, сколько примерно мы потратим нашего будущего времени на бесцельные ожидания, в течение какого-то времени нельзя его эффективно расходовать. В целом, наверное, года три на это уйдет. А если еще и поболеем немного, то и все 5 лет. Выделите 3-5 лет.
5 шаг - и здесь нужно посмотреть, сколько же остается. Относительно небольшой кусок пирога, на пару чашек чая. И только в наших силах – растянуть этот пирог, сделать его максимально вкусным, максимально питательным, полезным, нужным нам! «А как эту задачу воплотить в жизнь?» - спросите вы. В этом нам помогут методы и приемы тайм-менеджмента. Но только в том случае, если мы будем практиковать их каждый день, пока не сформируется привычка. Ну что готовы?
Люди говорят, время проходит. Это ошибка! Время стоит. Проходят люди. Время – это ресурс, данный каждому из нас от рождения. Времени у всех одинаково – 24 часа в сутки, 8760 часов в год. Американская писательница Джексон Браун говорила: «Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Эйнштейна». Думаю теперь, вы будете по другому относиться к словам «У меня нет времени»! Управление временем - это не сверхъестественный дар, а скорее навык, искусство, которому можно научиться. Другими словами, организованными и эффективными не рождаются, ими становятся.
В тайм-менеджменте есть такое понятие «хронофаги» или «поглотители времени» - это любые объекты или явления, которые мешают или отвлекают от основной деятельности (работы или запланированных дел).
Упражнение «Поглотители времени современного педагога»
Цель: выявление препятствий, мешающих в достижении профессиональных целей современного педагога.
Инструкция: В течение 5 минут, работая в группе, составьте список хронофагов (объекты и явления, которые являются помехой для современного педагога (обобщенный образ) в достижении профессиональных целей.
Предлагаю одной группе зачитать ваш список хронофагов. Остальные группы отмечают в своем списке такой же или похожий хронофаг и добавляют своими «поглотителями времени». Я буду вести подсчет общего количества поглотителей времени и отмечать на мольберте.
Упражнение «Мои хронофаги»
Цель: выявление личных препятствий, мешающих в достижении профессиональных целей.
Инструкция: Из предложенного списка подумайте и подчеркните все занятия, объекты и явления, которые можно определить, как «поглотители» вашего времени, которые являются помехой для достижения профессиональных целей. Проранжируйте их от 1 до 10, где 1-минимальная помеха, 10 - максимальная. Можно добавить свои хронофаги, если вы их уже знаете. На работу 3 минуты.
Комментарии: У кого больше 5 хронофагов? Пусть вас не смущает и не пугает большое количество отмеченных вами слабых мест. В спокойной обстановке определите «свои» 3 наиболее дорогостоящие и придумайте способ, как их устранить. Одолев три важнейших «поглотителя» времени, вы сможете значительно сократить потери времени. А потом можно начинать борьбу с оставшимися хронофагами.
Инструменты тайм-менеджмента
• Правило 6 «П»
Планирование высвобождает время. Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.
Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Таким образом, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/ 90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.
Практика дома. Попробуйте с вечера распланировать свой день с утра и до вечера и следовать данному плану. Сделать для себя пометки, что получилось выполнить, а чего нет и по какой причине. (Обсуждение результатов на следующей встрече). И помните про правило 72 часов: если вы не сделаете это в течение 72 часов, начиная с этой минуты, то с 95% вероятностью вы не сделаете этого никогда.
• Матрица Эйзенхауэра
Отделять главные дела от второстепенных, причем делать это быстро и правильно – очень ценное для организации времени умение. И главным помощником в этом может стать Метод Эйзенхауэра – техника расстановки приоритетов (матрица Эйзенхауэра). Он выделил 4 категории ежедневных дел по критериям – важности и срочности. Важными можно назвать те дела, от которых зависит успешная, здоровая, эмоционально насыщенная жизнь. Срочными - дела, которые нельзя отложить.
Эйзенхауэр для наглядности разработал матрицу. Смысл её в том, что в начале, нужно каждое дело или задачу оценить по приоритетности в одну из четырех групп:
A - Важное и срочное, это Аврал!
B – Важное и не срочное Время терпит
C – Срочное, но не важное Суета, спешка
Д – Не срочное и не важное. Д – “дурацкие” дела.
Для наглядности обозначим их буквами: A, B, C, D.
А – Важное и срочное.
Это только незапланированные, форс-мажорные, внезапно возникшие дела. Часто они появляются в результате кризиса или аврала. Эти дела очень важные и откладывать их не получится. Если человек правильно организован, то эта часть дел минимальна. Не допускайте появления этих дел! Старайтесь предвидеть их появление!
В - Важное, но не срочное.
Дела и задачи, которые мы относим к этой категории и выполняем, чаще всего результативны. Отсутствие спешки помогает спланировать дела: наметить сроки и способы выполнения задачи. Это самые большие по времени дела. Если человек сосредоточивает свое внимание на этих задачах, то он чаще всего добивается успеха. Но если такие дела постоянно откладывать, то они могут перейти в разряд авральных! Сосредоточьте все Ваши усилия на делах этой категории – они принесут самую большую отдачу.
С - Не важное, но срочное.
Чаще всего это незапланированные второстепенные дела, никак не влияющие на нашу жизнь, но требующие срочного внимания. Многие причисляют их ошибочно к важным. Поэтому нужно научиться понимать действительно ли это для вас важное дело или нет.
Д - Не важные и не срочные.
Как ни печально, таких дел большинство. Это поглотители времени. Они забирают много времени, но не приносят никакого результата. Часто советуют, что от них просто нужно избавляться. Но так как они легки и интересны, то отказаться от них бывает сложно. И поэтому можно выделять на них время по остаточному принципу.
Упражнение «Распределение задач в соответствии с матрицей Эйзенхауэра»
Цель: расстановка приоритетов в задачах по важности и срочности.
Инструкция: Я предлагаю в группах поупражняться в расстановке задач по приоритетам, 4 категориям согласно матрице Эйзенхауэра. На работу 2 минуты.
Каждая группа называет задачи 1 категории.
• Прием «Число «7±2»
Согласно психологическим исследованиям, число наилучшее для запоминания равно 7±2. Это верно и для количества дел, задач, которые человек может одновременно удержать в поле внимания. Что же делать, если количество ваших актуальных задач больше? Чтобы управлять ими, не снижая результативности, посмотрите на список своих дел и объедините их в группы так, чтобы количество групп уложилось в число 7±2. Основания для объединения дел могут быть такими:
• итоговый результат ( для предстоящего утренника необходимо: организовать репетицию, украсить зал, пригласить родителей);
• единообразие действия (позвонить Свете, Михаилу, Оксане);
• территориальная близость (по пути в детский сад № 11 на РМО зайти в книжный магазин по пути).
• Прием «Якорь для начала работы»
Человек тратит много усилий на включение в работу. В психологии есть хорошее понятие «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал, связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на задачу мы «включаем» нужный материальный якорь - и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние.
- Самый часто используемый на практике «якорь» — музыка. Попробуйте четко привязать различную музыку к различным типам задач. По дороге на не очень приятную встречу - тяжелый рок, при настройке на интеллектуальную работу - спокойная музыка без слов, при настройке на отдых - что-то самое любимое и приятное и т. п.
- Хорошим «якорем» для начала сложной работы может быть любая организационная, подготовительная, техническая, «черновая» работа. Как говорят художники, «прежде чем делать эскиз, наточи карандаши».
- «Метод швейцарского сыра», то есть начинать выполнение дела, «выгрызая» из разных мест наиболее простые и приятные дела (подобрать иллюстрации или написать несколько понятных абзацев к отчету).
-«Промежуточная радость». Разбить работу на несколько этапов и за прохождение каждого назначить себе небольшую награду.
Но будьте внимательны: если вы завели себе «якорь», лучше использовать его только по прямому назначению, старайтесь не «включать» его в других обстоятельствах. Если, например, кофе для вас является «якорем» на работу, и вдруг на отдыхе вы выпиваете чашку кофе — вы посылаете вашему подсознанию сигнал «сейчас у нас работа!». Отдых становится менее эффективным.
Практика дома. Попробуйте определить свой «якорь» для более эффективного включения в работу.
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ
• Рефлексия «Песочные часы»
Цель: получение обратной связи от участников семинара
Думаю, я ответила на 3 вопроса сегодняшней встречи:
С чего начать?
Почему так трудно начать?
Что сделать, чтобы не остановиться на полпути?
Время подводить итоги. Вспомните фразу «Мои ожидания от семинара». Я предлагаю на песчинках написать ответ на вопрос «Совпали ли мои ожидания? Если да, то в чем? Если нет, то в чем?» и поместить их в песочные часы (приклеить).
• Чтение отрывка из книги
Закончить нашу встречу мне хотелось бы отрывком из книги «Между небом и землей» Марка Леви. «Если хочешь понять, что такое год жизни, задай вопрос студенту, который завалил годовой экзамен. Если хочешь понять, что такое месяц, спроси у матери, которая родила недоношенного ребёнка и ждёт, когда его извлекут из инкубационной камеры. Если неделя — спроси человека, который работает на конвейере или в шахте, чтобы прокормить семью. Если день — спроси влюблённых, которые ждут встречи. Если час — спроси у страдающего клаустрофобией человека, который застрял в лифте. Секунда — посмотри на выражение лица того, кто в тысячную долю мига избежал смерти, или спроси у спортсмена, который только что выиграл серебряную медаль на Олимпийских играх вместо золотой, ради которой тренировался всю жизнь».
Цените каждое мгновение, ведь у нас не будет возможности прожить его вновь. Время - бесценно!
Источники:
1. Архангельский Г. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. – М., 2016. – 272с.
2. Верещагин А. Как все успевать? 4 навыка эффективного управления временем. — С-Пб. : «Весь», 2016. — 224 с. — ISBN 978-5-9573-3105-6.
3. Обучение тайм-менеджменту Олега Лялика. Видео уроки. URL : // https://androidmafia.ru/video/Vobn467pwh8 ( дата обращения: 12.02.2019)
4. Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент / Технология тренинга [электронный ресурс]. URL : // https://trainingtechnology.ru/category/tajm-menedzhment/ ( дата обращения: 12.02.2019)
