Людмила Костенко
Тайм-менеджмент в работе педагога
«Тайм-менеджмент в работе педагога»
«Время – самый ограниченный капитал,
и если не можешь им распоряжаться,
не сможешь распоряжаться ничем другим».
Питер Друкер
Сегодня мы говорим о бережливом производстве, как о главном показателе эффективности труда педагога.
Работа современного педагога требует максимальной работоспособности и умения быстро адаптироваться к возникающим изменениям. Считаем, что современному педагогу необходимо знание основ тайм-менеджмента, для того чтобы правильно и рационально организовывать свое рабочее и личное время для достижения целей, что, в свою очередь, позволит сохранить работоспособность и предотвратить возможность возникновения стресса.
Публикация «Тайм-менеджмент в работе педагога» размещена в разделах
И сегодня я хочу презентовать вам ключевые моменты программ тайм-менеджмента.
Понятие «тайм-менеджмент» обозначает умение управлять временем, т. е. грамотно планировать свое время, правильно расставлять приоритеты, вовремя осуществлять контроль за проделанной работой и при необходимости корректировать временные рамки, отпущенные на то или иное занятие.
Что это даст?
- Профессиональную и личностную успешность, само слово «успех» связано с глаголом «успевать».
- Успех – мощный стимул и пусковой механизм непроизвольного саморазвития и самосовершенствования, без которых не может состояться педагог.
- Только успешный педагог сможет обеспечить успех ребёнка и всей системе образования в целом.
Первое направление, в котором работает технология «тайм-менеджмента» схожее с бережливым производством «сортировка» - упорядочивание. На что я трачу свое врем?
1. Упражнение «Часы» Определение сколько времени в день, вы затрачиваете на предложенные сферы жизни:
• - семейная жизнь;
• - профессиональная деятельность;
• - личное развитие;
• - общение с друзьями;
• - финансовое благополучие;
• - образование;
• - быт;
• - духовная жизнь;
• - здоровье;
• - отдых;
• - хобби.
Далее необходимо проранжировать эти сферы жизни по степени значимости следующим образом: на вершине – самая важная и значимая, далее – две менее значимых, ниже – три следующих по значению сферы, оставшиеся – помещаются на нижний уровень.
Вопросы для обсуждения: 1) Довольны ли вы тем, как распределено время в обозначенных сферах? 2) В какой из сфер вы готовы сократить временные затраты?
2. Упражнение «Поглотители времени»
Цель: выявление препятствий, мешающих в достижении профессиональных целей.
Инструкция. Из предложенного списка участникам предлагается выбрать «поглотители времени», которые являются помехой для современного педагога в достижении профессиональных целей и решении задач, и проранжировать их по степени значимости.
«Поглотители времени» нечёткая постановка целей; отсутствие приоритетов; попытка слишком много сделать за один раз; плохое планирование дня; личная неорганизованность, незнание с чего начать; недостаток мотивации; хаос в бумагах; «расплывчатые» должностные обязанности, отсутствие понимания своих зон ответственности; неумение довести дело до конца; синдром откладывания; отрывающие от дел телефонные звонки; отсутствие самодисциплины; спешка, нетерпение; медлительность; недостаточный контроль за перепорученными делами.
«Поглотители времени» :
• нечеткая постановка целей;
• отсутствие приоритетов;
• попытка слишком много сделать за один раз;
• плохое планирование дня;
• личная неорганизованность, незнание с чего начать;
• недостаток мотивации;
• хаос в бумагах;
• «расплывчатые» должностные обязанности, отсутствие понимания своих зон ответственности;
• неумение довести дело до конца;
• синдром откладывания;
• отрывающие от дел телефонные звонки;
• отсутствие самодисциплины;
• спешка, нетерпение;
• медлительность;
• недостаточный контроль за перепорученными делами.
2. Упражнение «Контролеры времени»
Позитивное начала дня Начинать рабочий день в одно и то же время Перепроверять план дня Составить список приоритетных дел Разбить цель на небольшие, быстро осуществимые задачи Планируя свой день, 40% времени оставлять на непредвиденные дела Реально оценивать соответствие своих возможностей и желаний Выполнение работы начинать с ключевых задач Уделить время подготовительной работе Разбивать работу на несколько этапов Учитывать свои индивидуальные особенности: тип темперамента и хронотип (Жаворонок, голубь, сова анкета Олофа Остберга.) .
• Позитивное начало дня;
• Начинать рабочий день в одно и то же время;
• Перепроверять план дня;
• Составить список приоритетных дел;
• Разбить цель на небольшие, быстро осуществимые задачи;
• Планируя свой день, 40% времени оставлять на непредвиденные дела Реально оценивать соответствие своих возможностей и желаний;
• Выполнение работы начинать с ключевых задач;
• Уделить время подготовительной работе;
• Разбивать работу на несколько этапов;
• Учитывать свои индивидуальные особенности: тип темперамента и хронотип;
• Находить время для отдыха и здоровья;
• При необходимости делегировать полномочия;
• Уметь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов;
• Избегать незапланированных импульсивных действий;
• Выработать привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом;
• Контроль за результатами и самоконтроль;
• Составлять план на следующий день;
• Поощрять себя за выполнение большой и важной работы;
• Домой - с хорошим настроением;
Находить время для отдыха и здоровья. Уметь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов Избегать незапланированных импульсивных действий Выработать привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом Контроль за результатами и самоконтроль Составлять план на следующий день Поощрять себя за выполнение большой и важной работы Домой – с хорошим настроением.
«Эффективные приемы по организации времени»
Для того чтобы избавиться от поглотителей времени, необходимо владеть приемами по организации времени. Рассмотрим некоторые из них.
1) Принцип Парето ( соотношение 80:20). Этот принцип сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848–1923) и получил свое подтверждение в различных сферах деятельности. В общем виде принцип Парето утверждает, что в пределах данной группы или ряда некоторая малая часть является более важной, чем ее относительный вес в этой группе. Проекция этого правила на работу педагога выглядит следующим образом: в процессе работы 80% результата достигается за 20% рабочего времени (несколько жизненно важных проблем). Остальные 80% потраченного времени (многочисленные второстепенные проблемы) дают только 20% от всего результата. В отношении ежедневной работы это значит, что не следует начинать с выполнения приятных, легких, небольших дел, требующих минимального вложения сил. Необходимо рассматривать задачу относительно ее важности. Сначала – те немногие жизненно важные проблемы, а потом – остальные многочисленные второстепенные задачи.
2) Прием «Выделяем приоритеты, или АБВ-анализ». Главный принцип – значение и важность задачи не равны удельному весу в перечне дел. Общие закономерности приема основаны на сравнении процентного соотношения количества задач и их значении.
Важнейшие задачи, или категория А, составляют в списке дел 15% от общего количества, а их значимость равна 65%.
Важные задачи, или категория Б, составляют 20% от общего количества дел, а их значимость – 20%.
Менее важные, или категория В, – 65% от перечня всех дел, а их значимость всего 15%.
Алгоритм составления приоритетного списка дел:
Составить список всех дел. Обязательным в перечне дел должен быть пункт, который связан с составлением и коррекцией планов на сегодняшний и завтрашний день.
Систематизировать дела по их важности, установить очередность дел в соответствии с их значением для вас.
Пронумеровать дела.
Присвоить задачам соответствующие категории А, Б, В и запланировать для них следующие временные интервалы: — А – первые 15% всех задач, на них отводится 65% рабочего времени (в перечне из 10 пунктов – это первая и вторая задачи). — Б – 20% всех задач и 20% рабочего времени (это третья и четвертая задачи из 10). — В – на оставшиеся 65% задач остается 15% рабочего времени (5–10 задачи).
Перепроверить временной план и его соответствие выделенному времени.
Откорректировать свой временной план, прежде всего обратить внимание на задачи категории А.
Проанализировать задачи Б и В еще раз. Какие из них можно поручить выполнять другим людям?
3) Прием «Якорь для начала работы». Человек тратит много усилий на включение в работу. Хорошим «якорем» для начала сложной работы могут быть :
любая организационная, подготовительная работа. Как говорят художники, «прежде чем делать эскиз, наточи карандаши»;
«метод швейцарского сыра» – т. е. начинать выполнение дела, «выгрызая» из разных мест наиболее простые и приятные дела (подобрать иллюстрации или написать несколько понятных абзацев к отчету);
«промежуточная радость» – разбить работу на несколько этапов и за прохождение каждого назначить себе небольшую награду.
4) Метод «пяти пальцев». Используется для подведения итогов конкретного дня и ориентируется на начальные буквы названий пальцев:
М – мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил?
Б – близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг?
С – состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа?
У – услуга, помощь: чем я сегодня помог другим?
Б – бодрость, физическая форма: каким было мое самочувствие?
«Время это жизнь.
Растратить свое время – значит растратить свою жизнь.
Взять свое время под контроль –
значит овладеть своей жизнью
и использовать ее наилучшим образом».
Алан Лакейн
Использованная литература
1. Руденко О. М. Мои 24 часа. //Психолог в школе. -2003.-№12
2. Бабаянц, Н. А. Тайм-менеджмент современного педагога //Справочник педагога-психолога. Школа. – 2015.- №5.
3. Клюева, О. В. Как повысить стрессоустойчивость //Справочник педагога-психолога. Школа. – 2013. - № 12.
